Chính sách quyền riêng tư

Chúng mình là ai

the gracespace do Giang (Grace) Phan sáng lập và điều hành, ở Hà Nội, Việt Nam. Trên trang này, “chúng mình” là the gracespace. Có điều gì về dữ liệu của bạn, bạn cứ viết cho Grace qua grace@the-gracespace.com.

Chúng mình giữ bốn nguyên tắc

• Chỉ hỏi điều thật sự cần để làm việc với bạn.
• Nói rõ điều đó dùng để làm gì.
• Không bán, không cho thuê dữ liệu của bạn.
• Bạn có thể xem, sửa hoặc xoá dữ liệu của mình bất cứ lúc nào.

Khi bạn ghé website

Website không đặt cookie quảng cáo hay công cụ theo dõi của bên thứ ba (như Google Analytics hay Meta Pixel). Nhà cung cấp máy chủ (Netlify) có thể ghi những nhật ký kỹ thuật thông thường như địa chỉ IP, loại trình duyệt và trang được mở, để website chạy và được bảo vệ.

Trình duyệt của bạn tạm nhớ vài điều trong chính tab đang mở (bộ nhớ phiên, đóng tab là mất): bạn đến từ liên kết nào, và cuộc trò chuyện đang mở với Ami để cửa sổ chat không biến mất khi bạn sang trang khác.

Các tập podcast nhúng video YouTube ở chế độ riêng tư (youtube-nocookie.com). Video chỉ tải khi bạn mở trang của tập, và khi đó YouTube có thể ghi nhận lượt xem theo chính sách của họ.

Khi bạn để lại thông tin

Gửi lời nhắn ở trang Liên hệ, toolkit và các đơn đăng ký

Chúng mình nhận những gì bạn điền (thường là tên, email, điều bạn muốn chia sẻ) và liên kết bạn đã đi qua để đến trang. Thông tin đến hộp thư của người phụ trách (Grace hoặc Annie) qua Netlify Forms, và được dùng để trả lời bạn.

Đặt buổi trò chuyện miễn phí

Chúng mình nhận tên, email, hành trình bạn quan tâm, điều bạn muốn Grace biết trước và giờ bạn chọn. Giờ đó được giữ trong Google Calendar của Grace. Khi Grace xác nhận, Google gửi thư mời kèm đường dẫn Google Meet tới email của bạn. Thông tin cũng nằm trong kho dữ liệu của website (Netlify Blobs) để quản lý lịch.

Brand healthcheck và guidebook có phí

Chúng mình nhận tên, email và mã đơn. Với Brand healthcheck, bạn có thể cho thêm tên thương hiệu hoặc website và điều bạn muốn nhìn lại, để Grace chuẩn bị trước. Giờ hẹn bạn chọn được giữ trong Google Calendar của Grace, và Google gửi thư mời kèm đường dẫn Google Meet tới email của bạn. Bạn trả tiền bằng chuyển khoản ngân hàng, quét mã QR. Chúng mình không nhận và không lưu thông tin thẻ; chúng mình chỉ nhận thông báo giao dịch (số tiền, nội dung chuyển khoản, thời gian) từ dịch vụ SePay để biết bạn đã thanh toán. Ngân hàng và SePay xử lý dữ liệu giao dịch theo chính sách của họ.

Nhận thư từ the gracespace

Bạn có thể nhận thư của the gracespace theo hai cách: điền form đăng ký nhận thư ở trang chủ (form này có thêm một bước xác nhận qua email), hoặc tick ô “mình muốn thỉnh thoảng nhận thư từ the gracespace” ở các form liên hệ, đặt buổi trò chuyện, brand healthcheck, guidebook, toolkit, Rise & Raise, và khi để lại thông tin cho Ami.

Ô đó luôn để trống, bạn tự tick nếu muốn, và bạn vẫn dùng form bình thường khi không tick. Chỉ khi bạn tick, tên và email của bạn mới được gửi tới Kit, dịch vụ gửi thư chúng mình dùng. Mọi thư đều có đường dẫn để huỷ nhận thư, và bạn có thể nhờ chúng mình xoá bạn khỏi danh sách bất cứ lúc nào. Nếu không tick, tên và email của bạn chỉ dùng cho việc bạn nhờ (trả lời bạn, đặt lịch, mua guidebook hay healthcheck), không đưa vào danh sách thư.

Khi bạn trò chuyện với Ami

Ami là trợ lý AI trên website, dùng mô hình Claude của Anthropic. Ami không phải người thật, có thể trả lời chưa chính xác, và với điều quan trọng thì Grace luôn là người trả lời cuối cùng.

• Chúng mình ghi gì: những gì bạn viết cho Ami và câu trả lời của Ami. Nếu bạn đặt lịch hoặc để lại lời nhắn, thêm tên, email hoặc số Zalo và điều bạn viết.
• Để làm gì: để Ami trả lời bạn. Nếu bạn đặt lịch hoặc để lại câu hỏi, hệ thống viết một bản tóm tắt ngắn từ chính lời bạn để Grace đọc trước buổi trò chuyện hoặc trả lời bạn, nên bạn không phải kể lại từ đầu.
• Ai xử lý: Grace đọc phần cần thiết. Anthropic xử lý nội dung để tạo câu trả lời. Theo điều khoản hiện hành của Anthropic cho khách hàng thương mại, nội dung gửi qua giao diện lập trình của họ không được dùng để huấn luyện mô hình, và thường được xoá khỏi hệ thống của họ trong tối đa 30 ngày (có thể lâu hơn nếu pháp luật yêu cầu hoặc hệ thống an toàn của họ gắn cờ nội dung). Xem thêm ở trang của Anthropic. Anthropic ở nước ngoài, nên nội dung được xử lý ngoài Việt Nam.
• Giữ bao lâu: cuộc trò chuyện không có đặt lịch hay lời nhắn tự xoá sau 24 giờ. Cuộc trò chuyện có đặt lịch hoặc lời nhắn được giữ 12 tháng để Grace có thể đọc lại và đồng hành với bạn cho đúng.
• Khi bạn đang rất khó khăn: nếu bạn nói đến điều khiến chúng mình lo cho sự an toàn hay tinh thần của bạn, cuộc trò chuyện được báo ngay cho Grace qua email và qua một trợ lý tự động của Grace, để có người của the gracespace liên hệ lại nếu bạn để lại cách liên hệ. Cuộc trò chuyện đó cũng được giữ 12 tháng. Ami không thay thế hỗ trợ y tế, tâm lý hay cấp cứu. Nếu bạn đang gặp nguy hiểm, hãy gọi 115 (cấp cứu) hoặc 113 (công an), hoặc nói ngay với một người thân tin cậy ở gần.
• Điều nên tránh: Ami không cần số thẻ, mật khẩu hay giấy tờ tuỳ thân của bạn, nên bạn đừng gửi những thông tin đó.

Bạn tiếp tục trò chuyện nghĩa là bạn đồng ý với cách làm trên. Bạn có thể dừng bất cứ lúc nào, bấm “bắt đầu cuộc mới” để rời cuộc trò chuyện hiện tại, hoặc nhờ chúng mình xoá.

Bạn có thể làm gì với dữ liệu của mình

Bạn có thể hỏi chúng mình đang giữ gì về bạn, nhờ sửa cho đúng, nhờ xoá, hoặc rút lại sự đồng ý. Bạn chỉ cần viết tới grace@the-gracespace.com, chúng mình sẽ trả lời sớm nhất có thể. Chúng mình xoá phần dữ liệu nằm trong hệ thống của mình và nhờ các dịch vụ chúng mình dùng xoá phần của họ khi có thể. Có những thứ pháp luật yêu cầu giữ (ví dụ chứng từ thanh toán) thì chúng mình sẽ nói rõ với bạn.

Chúng mình giữ dữ liệu an toàn thế nào

Website dùng kết nối mã hoá (HTTPS). Các khoá truy cập được giữ tách khỏi mã nguồn, và chỉ người cần thiết mới xem được thông tin của bạn. Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối, nên nếu có sự cố ảnh hưởng tới bạn, chúng mình sẽ báo cho bạn biết. Một số dịch vụ chúng mình dùng (như Google, Netlify hay Kit) đặt máy chủ ở nước ngoài, nên dữ liệu của bạn có thể được xử lý ngoài Việt Nam.

Khi chính sách thay đổi

Khi chúng mình đổi cách làm, trang này được cập nhật và ngày ở đầu trang đổi theo. Với thay đổi lớn, chúng mình sẽ báo rõ ở những nơi bạn để lại thông tin.